近日，档案馆工作人员在第十一个“国际档案日”到来之际深入机电学院、师范学院、建筑学院等归档部门，指导档案移交工作开展档案工作调研，就档案收集整理、系统上传、移交归档工作中出现的成功经验与存在问题，先后与立卷员、兼职档案员、分管档案工作领导进行多次交流，提出建议。
一要稳定兼职档案员队伍。有的归档单位兼职档案员更换频繁，给本部门归档工作造成不必要的影响，甚至出现工作交接不到位，材料收集困难的局面。建议各归档部门，对已经培训成熟的兼职档案员，坚持留用，发挥其长、用尽其才；对发现有档案工作潜能素质的教师，坚持成熟一个，培养一个，保证档案工作管理岗位后继有人，移交工作顺利开展。
二要重视技能大赛资料归档。近几年，随着学院内涵建设的持续增强，参加省赛国赛技能大赛的学生获奖者愈来愈多，成为学院办学质量提升的重要标志。因此，有必要调整过去的归档范围，对参加省赛一等奖，国赛一、二等奖的获得者（或团队、或个人），除学院表彰奖励性的发文（名单）之外，获奖荣誉证书（奖杯）的实物、电子版或复印件，及参加赛事的相关照片、与指导教师的合影照等，均应列入“学生奖惩材料”类，进行归档。
三要重视毕业班级合影照归档。根据工作实际，毕业班级的合影照，多在最后一学年学生顶岗实习离校之前，早就完成了拍照。根据学院档案管理办法规定，毕业后次年才做毕业生相关档案的归档工作。如此，往往出现毕业班级合影照保管不力、丢失现象，尤其在兼职档案员更换频繁的归档单位，此类现象屡屡出现。为此，建议各归档单位兼职档案员提早收集（包括电子版、实物），要么保管到位、待等归档；要么在拍照当年向档案馆提早移交。
四要制定和落实档案管理制度。调研中，发现建筑学院档案管理做法值得其他归档单位学习。多年来，该单位的档案收集整理、立卷上传、移交归档工作，保质保量，提早完成，其中最重要的原因，就是他们根据《咸阳职院档案管理办法》，结合本部门实际，出台《建筑学院档案管理办法》，将档案的收集整理、立卷上传环节，落实到综合办、教学办、学发办、研究所等立卷点，并要求各立卷点立卷人负责本科室档案工作；该院的兼职档案员负责细化任务、统一标准、指导业务、督查督办，并向档案馆整体移交。建筑学院的做法，值得借鉴。
档案馆负责同志还就声像档案诸如新闻照片、优秀教学课件等归档问题，与归档单位分管档案工作的负责同志交换了意见，原则上坚持由档案馆工作人员敦促归档部门兼职档案员具体落实打包归档移交工作。